Comment communiquer efficacement avec des équipes à distance ?

 manager équipe à distance

manager équipe à distance

 

L’expression « équipe à distance » ou remote team fait référence à une multitude de façons de travailler : elle englobe aussi bien le salarié travaillant à domicile une partie de la semaine, le commercial terrain continuellement en déplacement ou encore le groupe de travail réparti dans le monde entier (cf. l’article sur le management d’une équipe multiculturelle) et travaillant sur un projet commun via internet. A l’échelle la plus simple, cela correspond à un ensemble d’individus travaillant collectivement mais ne se situant pas en permanence au même endroit. Quelle que soit la forme que l’équipe à distance occupe, le manager fait face à des défis particuliers nécessitant une organisation bien ajustée.

Même si aux premiers abords cette approche atypique peut paraitre plus compliquée, elle reste néanmoins tout à fait gérable. En effet, rien ne vaut une certaine proximité avec son équipe pour s’assurer que le projet sera mené à temps et de la façon dont le manager le souhaite. Cependant le numérique a complètement révolutionné notre manière de travailler, communiquer n’a jamais été aussi simple et économique qu’aujourd’hui. Voyons comment déboucher sur un management efficace du personnel à distance.

Fixer des prises de contact régulières

La priorité consiste à mettre l’accent sur la prise de contact régulière entre les membres de l’équipe. Une des principales causes d’échec lors de missions menées par des équipes virtuelles est due au fait que les équipes ne sont pas en relations directes les unes aux autres. Les collaborateurs ont tendance à s’enfermer dans leur propre monde en délaissant leurs collègues et en ne communiquant donc pas autant qu’ils ne le devraient.

Il est parfois difficile pour un manager de garder un lien constant avec son équipe dispersée un peu partout. En fonction de l’avancée du projet et des étapes prioritaires à aborder, selon la charge de travail, certains collaborateurs seront plus sollicités que d’autres. Le collaborateur pourrait se sentir « oublié », d’autant plus s’il est loin géographiquement parlant ou en décalage horaire. Comme vous avez probablement l’habitude de procéder lorsque votre équipe est présente aux bureaux, le meilleur moyen de garantir la continuité de vos affaires est donc de planifier des réunions. Il est important de continuer à faire des points réguliers avant l’ensemble des collaborateurs, et davantage avec ceux travaillant à distance. L’idéal étant d’instaurer une forme de routine concernant ces meetings. Un briefing par semaine, voir tous les 10 jours, pour faire un bilan, booster ses collaborateurs, les remotiver est un minimum. Même si l’heure est amenée à changer, essayez de planifier cette réunion hebdomadaire à date fixe.

En échangeant de vive voix avec votre équipe, vous leurs prouvez votre présence continue. Cela permet de leur montrer votre disponibilité et votre attachement au respect des objectifs. Le but premier de ces réunions est de s’assurer que chacun des collaborateurs est capable de réaliser son travail. Or trop souvent, des salariés restent dans l’attente de consignes ou de recommandations de la part de leur supérieur. Via ces réunions à jour précis, vous serez en position de conserver la productivité de votre équipe.

 

Gérer les conflits sans délai

L’une des sources de crises majeures dans le travail à distance réside dans la résolution des conflits. Pour des équipes travaillant sur le même site, quand une altercation survient entre deux collègues ou un membre et son manager, le conflit peut être résolu de façon très directe car les personnes se voient quotidiennement. A l’inverse, quand les membres de l’équipe travaillent à distance, il devient plus difficile de savoir ce qu’il en est exactement. Le manager agit alors comme un véritable chef d’orchestre, il doit se tenir informé des moindres problèmes qui risquent de survenir, d’être à l’écoute des tensions personnelles et professionnelles de son équipe. Au manager de juger l’état d’esprit général de son équipe et de veiller à maintenir une bonne cohésion malgré la distance. La réussite du projet en dépendra directement. Pour redorer ce sentiment d’équipe, il convient de créer des occasions pour les collaborateurs de créer tout de même de véritables liens physiques qui se manifestent dans la mesure du possible avec la mise en place de réunions en direct, soit au minimum 3 fois par an.

 

Traiter les individus de la même façon, quel que soit l’endroit où ils travaillent

Avec les moyens technologiques que nous disposons de nos jours, les équipes mixtes, ou seulement une partie des membres viennent régulièrement au bureau sont devenus pratiques courantes. De part cette proximité, les managers pourraient être tentés de favoriser ces collaborateurs au détriment de leurs collègues en déplacement. Étant donné que le manager les voit fréquemment et sait ce qu’ils font, il pourrait être amené à ne pas les considérer de la même façon. Pour autant, cela ne signifie pas que ces membres travaillent plus ou mieux que leurs homologues à distance, mais simplement qu’ils sont davantage visibles. Il faut donc passer outre ce fait et se concentrer uniquement sur leurs résultats pour pouvoir les évaluer pertinemment.

Dans le même ordre d’idée, le collaborateur travaillant de chez lui se doit d’être connecté 24h/24, il reste disponible quand le salarié sédentaire a quitté son bureau. Or, les horaires de travail doivent rester les mêmes pour l’ensemble des membres de l’équipe. Le manager ne peut pas profiter du fait que le collaborateur à distance soit joignable dans un créneau horaire plus vaste pour le contacter à n’importe quel moment de la journée et de la nuit. Les horaires de travail permettent indirectement de délimiter ces prises de contact. A l’inverse, le manager ne peut se permettre de réserver aux membres en place certaines taches jugées « déplaisantes » sous prétexte qu’ils sont à côté de lui.